CONOZCA LAS DIFERENCIAS ENTRES LAS ACTIVIDADES Y FUNCIONES
DE LAS SECRETARIAS Y DE LAS ASISTENTES DE GERENCIA |
Secretarias
Función administrativa de mando medio, que desarrolla su actividad
en las diferentes áreas empresariales y organismos estatales.
Trabaja en equipo para el apoyo efectivo en la ejecución del proceso
administrativo y de gestión de una empresa.
Asistentes de
Gerencia
Función administrativa de mando ejecutivo, que aborda los modernos
módulos conceptuales de gestión y se orienta al desarrollo de las
actitudes y habilidades que se requieren para desarrollarse dentro
del ámbito de la dirección y la gerencia. |
PROFESIÓN:
SECRETARIA |
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PROFESIÓN:
ASISTENTE DE GERENCIA |
FUNCIONES |
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FUNCIONES |
(Marque con una X
lo que usted quisiera mejorar) |
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(Marque con una X
lo que usted quisiera mejorar) |
| Actualizar |
conocimientos
generales, base de datos y relación de extintores. |
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Apoyar |
a su gerente en todas las acciones
que éste solicite. |
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| Apoyar |
a su gerente en todas
las acciones que éste le solicite. |
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Asistir |
a seminarios y/o conferencias de
complementación profesional. |
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| Aprender |
los buenos modales y
una segunda lengua. |
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Colaborar |
en la realización de festividades y
eventos de la empresa. |
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| Archivar |
documentos en forma
clara y ordenada, de acuerdo a las últimas técnicas. |
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Comunicar |
oralmente o por escrito todas las
cosas que así lo ameriten. |
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| Asistir |
a seminarios y/o
conferencias de complementación profesional. |
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Concertar |
y gestionar citas, viajes y eventos
de su gerente. |
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| Atender |
llamadas telefónicas,
visitantes, vencimientos de deudas y de Seguros. |
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Conseguir |
y reportar estadísticas a gerencia. |
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| Colaborar |
en la realización de
festividades y eventos de la empresa. |
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Controlar |
la puntualidad, asistencia y la
eficiencia de sus subordinados. |
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| Comunicar |
oralmente o por escrito
todas las cosas que así lo ameriten. |
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Cuidar |
su higiene personal y su buena
presencia. |
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| Concertar |
citas jefe y pormenores
de los viajes que su jefe tenga que efectuar. |
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Descongestionar |
la correspondencia recibida y
distribuida a sus destinos. |
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| Confeccionar |
inventarios de su
oficina. |
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Dar seguimiento |
a los acuerdos, resoluciones y
demás determinaciones de superior. |
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| Conseguir |
y reportar estadísticas
a Gerencia. |
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Efectuar |
backups, comunicados y seguimientos
por correo electrónico u otros medios, trabajos en computadora, Cash
Flows, presupuestos y reclamos a proveedores. |
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| Controlar |
la puntualidad, la
asistencia y la eficiencia de sus subordinados. |
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|
Elaborar |
presupuestos, órdenes de compra,
cronogramas de pago, informes y presentaciones. |
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| Coordinar |
compras de útiles de
oficina. |
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Entender |
los cambios de carácter y de
actitud del personal. |
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| Cuidar |
higiene personal y
buena presencia. |
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Entregar |
personalmente los memorándum y
comunicados que así lo acrediten. |
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| Efectuar |
backups, comunicados
por correo electrónico u otros medios, trabajos en la computadora,
cash flows, presupuestos y reclamos a los proveedores. |
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|
Escuchar |
con atención las indicaciones del
gerente y aplicarlas con la exactitud requerida. |
|
| Elaborar |
presupuestos, órdenes
de compra y cronogramas de pagos. |
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|
Estar |
al tanto de las reuniones y de las
decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de su transcurso,
con el fin de poder facilitar informaciones o redactar los informes,
relativos a la misma, cuando así se le requiera. |
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| Entender |
los cambios de carácter
y de actitud del personal. |
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|
Estudiar |
analíticamente, las diferentes
situaciones que se presentan en el ambiente de trabajo. |
|
| Entregar |
personalmente los
memorandos y comunicados que así lo acrediten. |
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|
Evaluar |
constantemente el rendimiento de
sus subordinados. |
|
| Escuchar |
con atención las
indicaciones del gerente y aplicarlas con la exactitud requerida. |
|
|
Evitar |
discusiones de índole política o
religiosa, evitar a toda costa la maledicencia y el chisme. |
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| Estudiar |
analíticamente, las
diferentes situaciones que se presentan en el ambiente de trabajo. |
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|
Gestionar |
la apertura de los correos
electrónicos. |
|
| Evaluar |
constantemente el
rendimiento de sus subordinados. |
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|
Girar |
los cheques y/o letras que se le
encarguen. |
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| Evitar |
discusiones de índole
política o religiosa, evitar a toda costa la maledicencia y el
chisme. |
|
|
Guardar |
los secretos que se confíen. |
|
| Girar |
los cheques y/o letras
que se le encarguen. |
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|
Informar |
de inmediato los casos que demandan
soluciones urgentes. |
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| Guardar |
los secretos que se
confíen. |
|
|
Interpretar |
balances y estados de cuenta. |
|
| Interpretar |
balances y estados de
cuenta. |
|
|
Innovar |
procedimientos para mejorar su
propio rendimiento. |
|
| Innovar |
procedimientos para
mejorar su propio rendimiento. |
|
|
Leer |
los diarios El Peruano y El
Comercio. |
|
| Leer |
los diarios “El
Peruano” y “El Comercio”. |
|
|
Manejar |
el libro de cargos, computadoras e
impresoras. |
|
| Llevar a cabo |
encargos de tele
marketing, la caja chica y sondeos publicitarios. |
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|
Mantener |
agenda de su gerente, su agenda
secretarial y archivos en perfecto orden, datos completos en
chequera, stock de formatos y útiles, imagen personal. |
|
| Llevar listas de |
clientes, empleados,
precios, contactos, proveedores y productos. |
|
|
Multiplicar |
en su totalidad o en parte las 7
inteligencias que podemos poseer. |
|
| Manejar |
el libro de cargos,
computadoras e impresoras. |
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|
Organizar |
y controlar el archivo de la
oficina del superior. |
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| Mantener |
agenda de entrevistas,
agenda secretarial, archivos en perfecto orden, datos completos en
la chequera, stock de formatos y útiles, buena imagen personal. |
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|
Orientar |
sus funciones para trabajar en
equipo. |
|
| Multiplicar |
en su totalidad o en
parte las 7 inteligencias que los humanos podemos poseer. |
|
|
Participar |
activamente en las comisiones que
se le asigne. |
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| Organizar |
juntas de accionistas,
reuniones de directorio y control de llamadas telefónicas. |
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|
Planificar |
recibir y coordinar visitas a/de
otras empresas. |
|
| Planificar |
y coordinar visitas a
otras empresas. |
|
|
Preparar |
reportes financieros y
empresariales. |
|
| Preparar |
reportes financieros y
empresariales. |
|
|
Preparar |
juntas de accionistas, reuniones de
directorio y juntas del comité ejecutivo. |
|
| Presentar |
sus trabajos en forma
nítida y limpia. |
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|
Presentar |
sus trabajos en forma nítida y
limpia. |
|
| Procesar |
adquisición de
productos nacionales y/o extranjeros. |
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|
Procesar |
adquisición de productos nacionales
y/o extranjeros. |
|
| Programar |
su tiempo para todos
los quehaceres de su trabajo. |
|
|
Programar |
su tiempo y atender todos lo
quehaceres de su puesto de trabajo. |
|
| Promover |
la unión entre sus
compañeros de trabajo. |
|
|
Promover |
la unión entre sus compañeros de
trabajo. |
|
| Publicar |
boletines, avisos en
periódicos, avisos en Internet y reportes de la empresa. |
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|
Propiciar |
la comunicación oportuna y directa
entre los diferentes departamentos. |
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| Realizar |
encuestas internas para
mejorar las relaciones. |
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|
Recordar |
que el cliente siempre tiene la
razón. |
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| Recabar |
de Contabilidad los
reportes de saldos bancarios y los balances mensuales. |
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|
Redactar |
y mecanografiar cartas, informes,
memorandos a partir de pautas marcadas por su superior. |
|
| Recordar |
que el cliente siempre
tiene la razón. |
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|
Realizar |
tareas propiamente ejecutivos por
delegación de su superior. |
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| Recortar |
artículos y avisos
importantes de los diarios para la empresa. |
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|
Renovar |
los vencimientos de contratos,
extintores, etc. |
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| Redactar |
cartas, memos y otras
comunicaciones. |
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|
Representar |
a su gerente cuando se le requiera. |
|
| Renovar |
los vencimientos de
contratos. |
|
|
Resolver |
problemas del personal a su
alcance. |
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| Reportar |
diferentes grados de
morosidad. |
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|
Respetar |
el reglamento interno de la empresa
y los derechos de los demás. |
|
| Representar |
a su gerente cuando se
le requiera. |
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|
Sintetizar |
información dentro y fuera de la
empresa y de los objetivos que a ella se le encomienden. |
|
| Resolver |
problemas del personal
a su alcance. |
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|
Solicitar |
informes de crédito de clientes a
las diferentes entidades crediticias. |
|
| Respetar |
El reglamento interno
de la empresa y los derechos de los demás. |
|
|
Supervisar |
asistencia y puntualidad de
subordinados, estética y el orden en la oficina. |
|
| Solicitar |
informes de crédito de
clientes a las diferentes entidades crediticias. |
|
|
Traducir |
del inglés al Español o viceversa
los documentos que así se le requiera. |
|
| Supervisar |
asistencia y
puntualidad de sus subordinados, estética y el orden en la oficina. |
|
|
Usar |
la discreción en todo momento y las
dos palabras mágicas: “Por favor” y “Gracias”. |
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| Tomar |
notas para redacción de
cartas y otros documentos. |
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|
Velar |
por la seguridad de los bienes y
valores de la empresa. |
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| Traducir |
del Inglés al Español o
viceversa los documentos que así se le requiera. |
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|
Verificar |
El cumplimiento de la agenda del
superior. |
|
| Usar |
la discreción en todo
momento y las palabras mágicas: “Por Favor” y “Gracias”. |
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|
| Velar |
por la seguridad de los
bienes y valores de la empresa. |
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| Verificar |
datos de clientes,
reportes de crédito. |
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De tener alguna consulta, puede escribirnos a nuestro correo.
GRACIAS POR SU CONFIANZA |